Учреждение «Академия местного управления Центральной Азии» (далее – АМУЦА) объявляет конкурс на замещение вакантной должности

ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Предпосылки

Академия местного управления Центральной Азии (далее – Академия) была создана в ответ на потребность местного самоуправления Кыргызстана и стран Центральной Азии в обеспечении доступного информационно-аналитического ресурса и обучения для муниципальных служащих и местных сообществ, направленного на развитие органов управления и местных сообществ.

Основными задачами Академии являются:

• Всемерное содействие становлению и развитию местного самоуправления, а также содействие процессам децентрализации государственной власти в целях расширения прав и возможностей местных сообществ и их органов управления через организацию системы обучения;
• Организация системного повышения квалификации и переподготовки для исполнения образовательной функции Союза МСУ в целях оптимизации и высвобождения ресурсов для более качественного и полного исполнения представительской функции Союза МСУ;
• Распространение информации, опыта и экспертизы в сфере совершенствования субнационального уровня управления в Кыргызской Республике в других странах;
• Сотрудничество с проектами и партнерами развития по вопросам реализации проектной деятельности, которая входит в задачи Академии.

Для эффективного и оперативного решения административных вопросов в рамках деятельности АМУЦА, организация ищет достойного активного кандидата на должность офис-менеджера.

Квалификационные требования:

• высшее образование в соответствующей области;
• опыт работы не менее 2-х лет в административно-финансовой сфере в неправительственных/международных организациях, проектах развития;
• знание организации и правил ведения делопроизводства и архивного дела, методы оформления и обработки документов;
• навыки опытного пользователя ПК (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express) и иной офисной техники;
• опыт в оказании помощи с организацией семинаров, встреч, тренингов, включая бронирование и оплату за услуги гостиниц, конференц-залов, организацию и контроль проведения обедов, кофе-брейков;
• навыки ведения учета и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
• отличное владение кыргызским и русским языками. Владение английским языком будет являться преимуществом;
• хорошие навыки деловой коммуникации;
• аккуратность, исполнительность, ответственность;
• наличие не менее 2х рекомендаций;
• умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками.

Подотчетность:

• Офис-менеджер отчитывается директору АМУЦА.

Должностные обязанности:

• Ведет прием, регистрацию, передачу адресату, учет и хранение исходящей и входящей документации;
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию, организует проведение телефонных переговоров Руководителя. Организует прием телефонных звонков и перевод их на тех сотрудников, кому они предназначаются;
• По поручению Руководителя готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности АМУЦА в целом;
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, копирование материалов;
• Организует прием посетителей, создает условия для их комфортного пребывания в офисе организации;
• Оказывать помощь в бесперебойной и согласованной работе офиса;
• Предоставлять помощь при организации логистики для проведения семинаров, тренингов, конференций, форумов, круглых столов, включая: аренду конференц-зала, кейтеринг, транспорт и др.;
• Организует отправку корреспонденции (писем, приглашений и др.) по просьбе работников (по факсу, почте, электронной почте, нарочным);
• Выполняет копировально-множительные работы на офисной технике, помогает собирать папки и раздаточные материалы для участников мероприятий;
• Обеспечивать общую деятельность офиса, включая управление взаимоотношениями с арендодателем и другими офисными поставщиками, надзор за надлежащим обслуживанием инвентаря, получение товаров и счетов от поставщиков и организацию логистики местных поездок;
• Размещать объявления о приеме на работу, собирать и проверять документы соискателей, включая биографические формы;
• Помогать сотрудникам офиса в отношении вопросов, связанных с кадровой политикой и процедурами АМУЦА, преимуществами и другими связанными с этим вопросами;
• Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, подготовка формы запроса на их покупку, сбор коммерческих предложений;
• Участвовать в ежегодном проведении инвентаризации, для определения соответствия требованиям учёта основных средств;
• Другие обязанности, назначенные руководителем АМУЦА.

Форма контракта:

• позиция Офис-менеджера предусматривает срочный трудовой договор и полную занятость.

Местоположение:

• город Бишкек.

Период проведения конкурса:

• с 26 июня по 10 июля 2023 года.

Стандартный порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности

Конкурс на замещение вакантной должности состоит из четырех этапов.

Первый этап – документальный. На данном этапе для участия в конкурсе на замещение вакантной должности заинтересованные и соответствующие квалификационным требованиям кандидаты должны в срок не позднее 18.00 часов 10 июля 2023 года направить по электронной почте academy@lga.kg с пометкой «На конкурс: «Офис-менеджер» следующие документы:

• резюме с описанием опыта работы, соответствующей обязанностям вакансии, включая ссылки на трех предыдущих работодателей;
• мотивационное письмо;
• две рекомендации.

Только наиболее подходящие кандидаты будут приглашены на собеседование.

Резюме, представленные позже указанного срока, не рассматриваются.

По итогам документального этапа конкурсная комиссия производит изучение поступивших документов и первичный отбор для формирования «короткого» списка кандидатов. В «короткий» список включаются кандидаты, чьи документы соответствуют квалификационным критериям позиции.

К следующим этапам конкурса допускаются только наиболее подходящие кандидаты, включенные в «короткий» список.

Второй этап – верификационный. На данном этапе у кандидатов, включенных в «короткий» список могут быть запрошены дополнительные документы и произведена проверка на предмета наличия или отсутствия конфликта интересов, а также неприемлемых фактов (compliance review). По решению комиссии может быть организовано тестирование (тестирование может быть совмещено с третьим этапом конкурса). По результатам второго этапа в «короткий» список кандидатов могут быть внесены изменения.

Третий этап – оценочный. На данном этапе конкурсная комиссия проводит собеседование с наиболее подходящими кандидатами, прошедшими два первых этапа конкурса. В ходе собеседования кандидатам предлагаются одинаковые вопросы и одинаковые задания (в случае проведения тестирования на третьем этапе конкурса). Оценка соответствия кандидатов квалификационным требованиям производится в баллах по заранее разработанным критериям, одинаковым для всех кандидатов. По результатам третьего этапа составляется рейтинг кандидатов по количеству баллов, а победителем конкурса признается кандидат, набравший наибольшее количество баллов по итогам суммирования баллов, выставленных всеми членами конкурсной комиссии.

Четвертый этап – переговорный. На данном этапе конкурса с кандидатом проводятся переговоры об условиях трудового договора. В случае, если переговоры достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, с победившим кандидатом заключается договор на условиях, определенных на переговорном этапе. В случае, если переговоры достигают не результата, удовлетворяющего обе стороны, руководство АМУЦА вправе пригласить для переговоров кандидатов, занявших второе или третье места в рейтинге кандидатов по результатам третьего этапе конкурса. В случае, если переговоры с данными кандидатами не достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, конкурс объявляется повторно.