Административный ассистент играет важную роль в обеспечении эффективной организации и функционирования офиса. Их задачи включают в себя обеспечение административной поддержки, управление документами, организацию встреч и мероприятий, а также поддержку коммуникации внутри и снаружи организации.

Обязанности Административного ассистента

Управление офисными операциями:
– Обеспечение нормального функционирования офиса, включая поддержание порядка и наличия необходимых офисных материалов и оборудования.
– Обработка и пересылка корреспонденции, включая электронную почту.

Документооборот:
– Ведение и организация документации, включая создание и обновление документов, архивирование и систематизацию.
Планирование и координация:
– Организация встреч, конференций и мероприятий, включая бронирование мест, подготовку материалов и обеспечение участников необходимой информацией.
– Планирование и оформление командировок, включая бронирование билетов и отелей.
Административная поддержка:
– Поддержание актуального списка контактов сотрудников и партнеров.
– Ведет документацию сотрудников (готовит трудовые соглашения и договора, ведет контроль штатного расписания).
– Ведение рабочего календаря для руководителя или отдела, включая планирование встреч и совещаний.

– Курирует выплаты и инвойсы для поставщиков, оказывающих услуги по обеспечению функционирования офиса.
– Организует отбор основных поставщиков организации.
Обработка информации:
– Ввод и обработка данных в офисных программах, таких как Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
– Осуществляет сбор материалов и информации необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы.
Коммуникация:
– Ответ на телефонные звонки и переадресация звонков по необходимости.
– Обеспечение эффективной внутренней и внешней коммуникации, в том числе отслеживание и напоминание о сроках ответов на электронные сообщения.
Секретариат:
– Подготовка протоколов совещаний и собраний при необходимости.
– Помощь в подготовке документов и отчетов по запросу руководства.

Требования:
1. Высшее или среднее специальное образование, предпочтительно в области менеджмента, административной работы или аналогичной области.
2. Опыт работы: Опыт в административной работе будет преимуществом, но не является обязательным.
3. Способность эффективно организовывать задачи и выполнять их в срок.
4. Хорошие навыки устной и письменной коммуникации, в том числе владение орфографией и грамматикой.
5. Уверенное владение офисными программами (Word, Excel, PowerPoint) и электронной почтой.
6. Дружелюбное и профессиональное отношение к клиентам и коллегам.
7. Знание кыргызского, русского и английского языков.
Заинтересованные могут отправить резюме со ссылками на социальные сети и 1 рекомендательное письмо на электронную почту ideaca@idebate.org с темой письма «Административный ассистент» до 12 октября 23:59.