Академия местного управления Центральной Азии (далее – Академия) была создана в ответ на потребность местного самоуправления Кыргызстана и стран Центральной Азии в обеспечении доступного информационно-аналитического ресурса и обучения для муниципальных служащих и местных сообществ, направленного на развитие органов управления и местных сообществ.

Для эффективного и оперативного решения административных вопросов в рамках деятельности АМУЦА, организация ищет достойного активного кандидата на должность офис-менеджера.

Квалификационные требования:

• высшее образование (желательно экономическое или в сфере менеджмента/маркетинга);
• опыт работы не менее 1 года на должности секретаря/офис-менеджера в государственных органах, в неправительственных/международных организациях, проектах развития;
• не менее 2-х лет опыта работы в сфере закупок (опыт работы в международных организациях и проектах является преимуществом);
• знание организации и правил ведения делопроизводства и архивного дела, методы оформления и обработки документов;
• знание законодательства, регламентирующих процедуры закупок товаров, работ и услуг на территории Кыргызской Республики;
• хорошие навыки деловой коммуникации, знание делового этикета, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений, разрешать конфликты;
• наличие сертификата о прохождении курса по управлению государственными закупками;
• знание и понимание всех аспектов, связанных с осуществлением закупок: работа с порталом государственных закупок, в области логистики товаров; составление договоров (контрактов) с поставщиками товаров, работ и услуг;
• навыки опытного пользователя ПК (MS Office: Word, Excel, Power Point) и иной офисной техники;
• отличное владение кыргызским и русским языками – письменным и устным, владение английским языком будет являться преимуществом;
• аккуратность, исполнительность, ответственность, умение работать самостоятельно и в команде;
• Наличие не менее 2-х рекомендаций.

Должностные обязанности офис-менеджера:

• прием, регистрация, передача адресату, учет и хранение исходящей и входящей документации; отправка корреспонденции (по факсу, почте, электронной почте, нарочным);
• организует проведение телефонных переговоров руководителя;
• по поручению руководителя готовит проекты писем, запросов и других документов;
• подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, копирование и подготовка раздаточных материалов;
• организует проведение семинаров, тренингов, конференций, форумов, круглых столов, включая: аренду конференц-зала, кейтеринг, транспорт и др.;
• обеспечивать общую деятельность офиса, включая управление взаимоотношениями с арендодателем и другими офисными поставщиками, надзор за надлежащим обслуживанием инвентаря, получение товаров и счетов от поставщиков и организацию логистики местных поездок;
• размещать объявления о приеме на работу, собирать и проверять документы соискателей, включая биографические формы;
• участвовать в ежегодном проведении инвентаризации, для определения соответствия требованиям учёта основных средств;
• обеспечение закупок для нужд АМУЦА, в т.ч. обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, подготовка формы запроса, сбор коммерческих предложений;
• составление плана закупок, определение наличия и потребности в материалах; подготовка закупочной документации; обработка, формирование и хранение данных, информаций, документов;
• организационно-техническое обеспечение деятельности конкурсных комиссий, подготовка протоколов заседаний на основании решений, принятых комиссией по осуществлению закупок;
• ведение рабочей и отчетной документации, поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе;
• другие обязанности, назначенные руководителем АМУЦА.

Форма контракта:

• позиция Офис-менеджера предусматривает срочный трудовой договор и полную занятость.

Период проведения конкурса:

• с 30 апреля по 14 мая 2025 года.

Стандартный порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности

Конкурс на замещение вакантной должности состоит из четырех этапов.

Первый этап – документальный. В срок не позднее 18.00 часов 14 мая 2025 года направить резюме с подробным описанием опыта работы, соответствующей обязанностям вакансии, включая ссылки на трех предыдущих работодателей по электронной почте academy@lga.kg с пометкой «На конкурс: «Офис-менеджер».

Только наиболее подходящие кандидаты будут приглашены на собеседование.

Резюме, представленные позже указанного срока, не рассматриваются.

По итогам документального этапа конкурсная комиссия производит изучение поступивших документов и первичный отбор для формирования «короткого» списка кандидатов. В «короткий» список включаются кандидаты, чьи документы соответствуют квалификационным критериям позиции.

К следующим этапам конкурса допускаются только наиболее подходящие кандидаты, включенные в «короткий» список.

Второй этап – верификационный. На данном этапе у кандидатов, включенных в «короткий» список могут быть запрошены дополнительные документы и произведена проверка на предмет наличия или отсутствия конфликта интересов, а также неприемлемых фактов (compliance review). По решению комиссии может быть организовано тестирование (тестирование может быть совмещено с третьим этапом конкурса).

Третий этап – оценочный. Конкурсная комиссия проводит собеседование с наиболее подходящими кандидатами, прошедшими два первых этапа конкурса. В ходе собеседования кандидатам предлагаются одинаковые вопросы и одинаковые задания (в случае проведения тестирования). Оценка соответствия кандидатов квалификационным требованиям производится в баллах по заранее разработанным критериям, одинаковым для всех кандидатов. По результатам третьего этапа составляется рейтинг кандидатов по количеству баллов, а победителем конкурса признается кандидат, набравший наибольшее количество баллов по итогам суммирования баллов, выставленных всеми членами конкурсной комиссии.

Четвертый этап – переговорный. С кандидатом проводятся переговоры об условиях трудового договора. В случае, если переговоры достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, с победившим кандидатом заключается договор на условиях, определенных на переговорном этапе. В случае, если переговоры не достигают результата, руководство АМУЦА вправе пригласить для переговоров кандидатов, занявших второе или третье места в рейтинге кандидатов по результатам третьего этапе конкурса. В случае, если переговоры с данными кандидатами не достигают результата, конкурс объявляется повторно.